Die "5 Mails pro Tag“ Methode.

Hey,

schön das wieder dabei bist. Seit Jahren ich komme als Geschäftsführer mit 5 Mails pro Tag aus.

Wenn du dich fragst wie das geht, dann lies gerne weiter. Ich freue mich auf dein Feedback.

Studien berichten das durchschnittliche Büroarbeiter rund ein Drittel ihrer Arbeitszeit mit Mails verbringen. Weitere Studien beziffern die mit Mails zugebracht Zeit mit bis zu 5 Stunden. Dies betrifft über 20% der Befragten. Der Schluss das hiervon überwiegend Führungskräfte betroffen sind liegt nahe.

Kunden und Lieferanten warten ebenfalls auf Antworten und sind unzufrieden. Der Grund ist oft einfach. Jemand wartet auf Rückmeldung und kommt deswegen mehr hinterher Feedback zu geben. Der Druck intern wie extern steigt.

Das Ergebnis? Psychische Belastungen nehmen zu. Mehr als 30% der Befragten körperliche und geistige Erschöpfung. 20% empfinden Burnout-Symptome. Und auch dies passt in unser Weltbild.

Unser Alltag ist geprägt durch Stress und Hektik. Viele mit denen ich gesprochen habe fühlen sich überfordert.

Diese früher noch als "Managerkrankheit" abgetan trifft nicht nur noch Top Manager. Im Gegenteil. Der Stress und Hektik sind mittlerweile in der Mitte der Gesellschaft angekommen. Hunderte Mails pro Tag und ein Meeting nach dem anderen.

Die Krankheitstage steigen seit je her. Und die nachkommende Generation hat keine Lust mehr so zu arbeiten. Insgesamt entsteht so ein großer Schaden. Sowohl für Unternehmen als auch für die Gesellschaft in Summe.

Durch die zahlreichen Unterbrechungen haben viele schon fast "verlernt" sich zu konzentrieren. Oberflächliche Arbeitsergebnisse tragen oftmals zum Frust aller Beteiligten bei. Auch dies wird durch verschiedene Studien belegt.

Ich versuche schon seit je her mir von Mentoren Strategien abzuschauen. Manche davon kenne ich persönlich, von anderen Lerne ich aus Büchern oder Interviews. Seit ungefähr 7 Jahren arbeite ich dabei an einer bestimmten Methode. Ich habe sie entwickelt, ausprobiert, verbessert und wieder weiterentwickelt.

Sie lautet die "5 Mail pro Tag Methode". Ziel ist es besonders Führungskräften einen Alltag mit nur 5 Mails pro Tag zu ermöglichen.

Für wen ist diese Methode geeignet?

Zum einen musst du im Grundsatz nach flachen Hierarchien akzeptieren. Dabei gleich, ob du im Großkonzern oder in einem Mittelständler arbeitest. Außerdem musst du gewillt sein dein gesamtes Team führen und nicht nur Einzelne. Zum Schluss braucht es „Mut zur Lücke“ wie man so schön sagt. Denn: In der Heerde fühlen wir uns wohl. Und da jeder hunderte Mails schreibt könnte man denken: ich muss das auch tun.

5 Schritte wie du innerhalb weniger Monaten zu 5 Mails pro Tag kommst.

1. Keller Aufräumen

2. Quick Wins

3. Analyse Phase

4. Bündelung

5. Umsetzung

Wenn du dich an diese Methode hältst, dann wirst du mehr Zeit haben. Mehr Zeit für echte Mitarbeiterführung und mehr Zeit für Deep Work. Deep Work bezeichnet dabei im Gegensatz zum Shallow Work konzentrierte Arbeit. Du wirst feststellen, dass du in 90 Minuten mehr erreichst als vorher in einem ganzen Monat.

Ich freue mich auf dein Feedback.

Bevor es losgeht

Bevor wir wirklich loslegen können müssen wir unseren Keller aufräumen. Wie bei uns zu Hause im Keller oder in der Garage gilt dies auch beim Mail Postfach. Die vielen Monaten in denen wir gestresst von Meeting zu Meeting hetzt hinterlässt Spuren. Nämlich in unserem Mailpostfach.

Die Zeiten, in denen du fein säuberlich deine Mails archiviert hast, sind vorbei. Früher zu Zeiten vor KI wurden Mails noch pro Projekt oder pro Gesprächspartner abgelegt. Viele von uns machen dies heute noch so.

Jedoch haben sich die Zeiten geändert. Die Arbeitswelt wird immer hektischer, sowie unser Mail Postfach immer voller. Meiner Erfahrung nach ist es mittlerweile sehr schwierig geworden Mails in Echtzeit weg zu sortieren. Die Antwort? Wir probieren es erst gar nicht und lassen uns die Mails später einfach durch eine KI suchen. Für die Datenschutz Verfechter unter uns: Das geht auch mit der einfachen Outlook Suche.

Wenn du dennoch unbedingt Mails wegsortieren willst, dann mach das gerne weiter. Hier würde ich dir das Tool SaneBox empfehlen. Eine KI die dein Postfach automatisch sortiert. Über die Zeit trainierst du die KI immer besser deine Mails weg zu sortieren.

In jedem Fall empfehle ich das Mailprogramm Superhuman. Es kostet zwischen 20-30 Euro pro Monat aber ist aus meiner Sicht jeden Euro wert.

1. Keller Aufräumen

Nun aber los mit dem ersten Schritt. Geh die Mails der letzten 30 Tage durch und führe eine der folgenden Aktionen aus. Entweder verschiebst du die Mail direkt in Archiv oder terminierst sie auf nächste Woche. Mit Superhuman drückst du dafür einfach die Tasten "e" und "h" auf der Tastatur und schon ist die Mail wegsortiert. Mit dieser Herangehensweise wirst du in kürzester Zeit hundert Mails "los".

Alle älteren Mails einmal kurz per Augenintegral scannen. Manchmal erinnert man sich an die eine oder andere Mail, die man noch unbedingt beantworten möchte. Diese werden dann ebenfalls mit "h" auf nächste Woche verschoben. Der Rest wandert ins Archiv.

Ziel der ersten Phase ist es deine Inbox auf 0 zu haben. Das entspannt dich ungemein und ist ein großartiges Gefühl. Ansonsten wird es auch für die gesamte Methode ein Stück weit unser für die übergeordnetes Ziel sein. Kurzum: Die Null muss stehen.

2. Quick Wins

Dein Postfach sollte durch den ersten Schritt einigermaßen leer sein. Ganz leer vermutlich nicht, da wir einige Mails auf nächste Woche geschoben haben, aber das ist in Ordnung. Denn langsam trudeln ja bereits wieder die nächsten hundert Mails ein.

Wir nutzen nun einmal die Gelegenheit und deaktivieren alle Benachrichtigungen. Zum Beispiel die Kalenderbenachrichtigungen die dich über neue und abgesagte Termine informiert. Zusätzlich meldest du dich von allen Newslettern und so weiter ab.

Hier gilt die Faustformel. Je mehr, desto besser. Also je mehr Benachrichtigungen du abgeschaltet bekommst desto besser. Die 5 Mail pro Tag Methode heißt so, weil wir uns genau überlegen müssen, welche 5 Mails ich pro Tag noch bekomme möchte. Stell dir vor nach 5 Mails stürzt dein PC ab und funktioniert erst am nächsten Tag wieder. Möchtest du einen dieser 5 Slots dann mit einer Kalenderbenachrichtigung verschwenden?

Aber keine Sorge. Wir schaffen uns durch das 5 Mails pro Tag System ausreichend Zeit, um diese Dinge auch so in den Griff zu bekommen.

3. Analyse Phase

Nun folgt eine Analysephase. Diese ist wichtig, bevor wir uns tiefgreifende Veränderungen vornehmen können. Hierzu schauen wir uns deine Mails genauer an

• von wem bekommst du die meisten Mails?

• wie oft bist du in cc?

• lassen sich die Mails thematisch oder nach Personen clustern?

• existieren bestimmte Projekte, bei denen du sehr viele Mails erhältst?

Hier geht es darum eine recht ausführlich zu beschreiben woher die Mails kommen und so gut es geht zu clustern. Ich weiß das es besonders am Anfang auch ein iterativer Prozess sein wird, aber das ist nicht schlimm. Niemand schafft tiefgreifende Veränderungen in einem Tag umzusetzen. Es geht darum für den Rest deines Berufslebens jeden Tag ein bisschen besser zu werden.

4.  Schaffung gebündelter Kommunikation

Produktivität verlieren wir durch ständiges Springen von Themen. Eine Mail zum Thema A, während du in einem Meeting zum Thema B sitzt. Es verschlechtert die Entscheidungen und verlangsamt den Prozess insgesamt.

Ein wesentlicher Baustein unserer Methode ist das thematische zusammenlegen von Entscheidungen. Wir machen also das Gegenteil von asynchroner gestückelter Kommunikation. Gleichzeitig brauchst du einen Kanal wo du konzentriert Entscheidungen im Block treffen kannst. Das kann etwas wie eines das gewöhnte Gremium sein. Hat aber bestimmte Bedingungen.

· Die Entscheidungen müssen wichtig sein.

· Die Entscheidungen müssen gut vorbereitet sein.

· Alle die du für die Entscheidung brauchst müssen anwesend sein

Die Idee ist es also jeden Tag 30min für themenspezifische Entscheidungen zu blocken. Die Themen können täglich rotieren. Es ist ein 30min Mirco Gremium. Themen, Teilnehmer und Frequenz sind Ergebnis deiner Analyse Phase.

Für noch kurzfristigere Entscheidungen empfehle ich klassische Daily Calls. Somit bleibst du auf inhaltlich Ball Höhe. Gleichzeitig kannst du sogar einen Großteil der anderen Meetings absagen. Jemand aus deinem Team wird gern an dem Meeting teilnehmen. Manche empfinden dies dann auch als große Wertschätzung.

Die genaue Ausgestaltung hängt wie gesagt von deiner Analyse aber auch Situation ab. Bist du Teamleiter so ist die Ausgestaltung anders als bei einem Geschäftsführer.

Bei sich manchen Themen eignen sich Gremien nicht. Hier habe ich über das letzte Jahr Loom Videos für mich entdeckt. Looms sind besonders geeignet, wenn du dich in Mails und Meetings häufig wiederholen musst.

Hiermit kannst du sehr schnell mit 2 Mausklicks ein Bildschirm Video aufzeichnen. Hier erklärst du deinem Kollegen einfach was du getan hast oder tun würdest. Es wird sofort ein Link zum Teilen generiert. Das Beste: Deine mündliche Erklärung wird per Untertitel als Schrift angezeigt.

Diesen Link stellst du den Kollegen zur Verfügung. Am besten in einem der Gremien, sodass jeder weiß, wo er sich das Video mit der Erklärung anschauen kann. PS: Ja das können auch Führungskräfte machen.

5. Umsetzung

Nun fangen wir an. Wir lassen uns nun konsequent aus Mailverteilern herausnehmen. Zunächst im kleineren Kreis. Also in einem engen Kreis deines Teams oder wenn du mehrere Teams hast, dann in einem. Mit der Zeit erweiterst du dann den Kreis.

Bei jeder Mail fragen wir uns immer: Wer aus meinem Team könnte die Mail bekommen?

Viele von euch schaffen es eh nicht alle Mails zu beantworten und leiten diese dann das Team weiter. In eine ähnliche Richtung gehen wir, jedoch noch einen Schritt weiter.

Wir bitten bei jeder Mail, die reinkommt, den Versender uns künftig nicht mehr in die Mail mit aufzunehmen. Wir machen das Weiterleiten von Mails, bevor sie in unserer Inbox landen. Das funktioniert nur wenn du Vertrauen zu deinem Team hast. Außerdem ist es wichtig deine Gremienstruktur entwickelt zu haben. Also: einen alternativen Kanal wie dich die Informationen erreichen können.

Bei Mail Eingang verweist du konsequent auf den Daily Call oder Gremium. Mail sofort ins Archiv. Nicht beantworten. Das erfordert Disziplin.

Die Mikro Gremien führen dazu einmal dazu, dass du kaum noch Mails erhältst. Zum anderen aber auch das du einen Großteil deiner Meetings streichen kannst. In jedem Meeting, in welchem jemand aus deinem Team sitzt, kannst du dich ausklinken.

2 dringende Empfehlungen:

· Führe eine Terminfreie Zeit jeden Morgen oder Abend von 60 Minuten ein. In dieser Zeit erlaubst du keine Meetings, sondern nutzt die Zeit zum Abarbeiten von Mails.

· Du führst regelmäßige Walk and Talks mit deinen Mitarbeitern ein. So schaffst du es den Überblick über Themen zu bewahren und die Beziehung zu pflegen.

Übung macht den Meister

Die 5 Mails pro Tag Methode ist nicht wie ein Prozess, sondern eher wie ein Kreislauf zu sehen. Dein Umfeld ändert sich ständig, sodass du dauerhaft deinen Keller aufräumen musst. Genauso musst du regelmäßig deine Analyse wiederholen. Du wirst von Zeit zu Zeit besser. Aber auch die Mirko Gremien müssen überarbeitet werden.

Die Kanäle müssen wöchentlich angepasst und verbessert werden, damit alles bedacht ist. Erst nach einiger Zeit stellst du fest, dass du weniger korrigieren musst.

Fazit

Ich selbst habe den Großteil meiner Karriere nach dieser Methode gelebt. Sowohl als Experte im Großkonzern aber auch als Geschäftsführer. Mit der 5 Mails pro Tag Methode hatte ich immer eine Kompassnadel für die Arbeit am Unternehmen.

Stell dir vor, du hast plötzlich Zeit dir 90 Minuten am Stück Gedanken zu einer Verhandlung zu machen. Das Ganze geschieht ohne Unterbrechung oder dringenden Mails im Hinterkopf. Durch mehr Zeit für Führung und den regelmäßigen Walk and Talks bist du näher an deinem Team dran.

Probiere es aus und berichte mir von deinen Erfahrungen.

Liebe Grüße,

Oliver